Einführung ARCWAY Cockpit Collaboration AddOn „Co-Pilot“

Im Zuge unseres Releases ARCWAY Cockpit 3.5 hatten wir eine „Webversion“ von ARCWAY Cockpit angekündigt. In Gesprächen mit Kunden und Partnern haben wir diesen Ansatz zu einer webbasierten Collaboration-Plattform (engl. Collaboration = Zusammenarbeit mehrerer Personen) erweitert.

Diese Funktionalität ist als AddOn für ARCWAY Cockpit Enterprise erhältlich und heißt ARCWAY Cockpit Co-Pilot.

Im Rahmen einer mehrteiligen Artikelreihe führen wir Sie in die Anwendungsgebiete, Techniken und Vorteile unseres ARCWAY Cockpit AddOns ein.

Abstimmungsprozesse können schwierig sein

Aus unseren ARCWAY Cockpit Projekten und aus dem Feedback unserer Kunden und Partner haben wir festgestellt, dass sich beim Projekteinsatz von ARCWAY Copckpit (und auch bei anderen Modellierungswerkzeugen) häufig folgende Situation ergibt:

  • wenige arbeiten direkt mit einer Software bei der Modellierung (Abbildung) von Prozessen sowie IT- und Fachlandschaften (Business Analysten, Prozessmodellierer).
  • viele stimmen sich im Rahmen der Erhebung über die tatsächlichen Sachverhalte ab (Fachbereichsvertreter, i.A. Knowhow-Träger).
  • wenige entscheiden über die tatsächlich durchzuführenden organisatorischen, prozessualen und technischen Änderungen in einer Organisation (Leiter, Manager).
  • viele nutzen die dokumentierten Veränderungen anschließend für die operative Arbeit und das in der Regel jahrelang (alle Mitarbeiter).

Ein typischer Abstimmungsprozess für Veränderungen (Changes) ist in der folgenden Abbildung dargestellt:

Typischer Abstimmungsprozess bei Veränderungen

Typischer Abstimmungsprozess bei Veränderungen

  1. Expertengruppen, häufig nach reiner Verfügbarkeit zusammengestellt, stimmen mit dem Business-Analysten Veränderungen in den Bereichen Organisation, Prozesse und IT ab. Selbst bei bereichsübergreifenden Änderungen finden Abstimmungsrunden, auch aus rein logistischen Gesichtspunkten, oft getrennt, nach den jeweiligen Expertengruppen, statt.
  2. Der Business-Analyst sammelt die Ergebnisse der Abstimmungsrunden und bereitet diese mit einem Modellierungswerkzeug auf.
  3. Anschließend gibt der Business-Analyst die aufbereiteten Ergebnisse wieder in die jeweiligen Abstimmungsrunden zur Validierung zurück. In der Praxis zeigt sich, dass gerade diese Feedbackschleifen sehr zeit- und arbeitsintensiv sind.
    • Termine müssen koordiniert werden,
    • Dokumente müssen versendet werden,
    • die Beteiligten müssen Zeit zur Vorbereitung finden und
    • alle relevanten Personen müssen zu einem Zeitpunkt an einem Ort anwesend sein.
  4. Sind die einzelnen Arbeitsergebnisse der Expertengruppen abgestimmt, erzeugt der Business-Analyst durch Zusammenführung der Gruppenergebnisse eine Gesamtsicht. Häufig ergibt sich in diesem Schritt der Bedarf, erneut eine „finale“ Abstimmungsrunde einzuläuten, da z.B. Inkonsistenzen im Wording und bei der Verwendung von Fachbegriffen auffallen oder Lücken in der bereichsübergreifenden Prozesskette deutlich werden. In der Praxis kann es vorkommen, dass aus dieser „finalen“ Abstimmungsrunde tatsächlich mehrere Abstimmungsrunden folgen.
  5. Wurde irgendwann ein Konsens zwischen allen beteiligten Gruppen erreicht, wird eine finale Version der Dokumentation erstellt und dem Management zur Freigabe vorgelegt.
  6. Gerne wird zu diesem Zeitpunkt noch die Berücksichtigung politischer Aspekte gefordert, die den bisher beteiligten Personen nicht bekannt waren und noch in die Dokumentation eingepflegt werden müssen.

Diese Art der Vorgehensweise führt häufig zu unnötigen Kompromissen!

Die Beteiligten möchten nach den sich ständig wiederholenden Abstimmungsrunden endlich einen Schlussstrich unter das Thema ziehen, haben mittlerweile evtl. auch das Interesse an dem Thema verloren oder müssen sich ganz einfach wieder ihrem normalen Tagesgeschäft widmen.

Der Kompromiss, also nicht die beste Lösung, sondern eine Lösung, wird von allen Beteiligten billigend in Kauf genommen.

Abstimmungsprozesse vereinfachen mit dem ARCWAY Cockpit Co-Pilot

ARCWAY Cockpit unterstützt seit je her nachweislich die Kommunikation und Transparenz in Projekten.

Durch eine einfache Modellierungstechnik mit einer geringen Anzahl an Symbolen, der Abbildung von Fach- und IT-Landkarten und der konsistenten Verwaltung der Modelldaten in einem Repository schafft ARCWAY Cockpit Transparenz und fördert die Kommunikation.

Mit dem ARCWAY Cockpit Collaboration AddOn „Co-Pilot“ führen wir diesen Ansatz konsequent fort und eliminieren die typischen Schwächen von Abstimmungsprozessen (s. o.), indem wir allen Beteiligten die Möglichkeit geben,

  • an den Abstimmungsprozessen von überall und zu jeder Zeit aktiv mitzuwirken und
  • die erarbeiteten Ergebnisse auch nach der Fertigstellung kontinuierlich und nachhaltig zu pflegen.

Collaboration mit ARCWAY Cockpit Co-Pilot

Collaboration mit ARCWAY Cockpit Co-Pilot

Mit unserem webbasierten Collaboration AddOn haben alle relevanten Personen die Möglichkeit, ohne Bereitstellung spezieller Software auf den Arbeitsplätzen (ein vorhandener Internet Browser ist ausreichend)

  • ARCWAY Cockpit Modelle im Webbrowser zu betrachten und komfortabel im Modell zu navigieren (Modellelemente, Landkarten, Anforderungen und offene Punkte), sowie
  • Kommentare, offene Punkte und Anforderungen zu Modellelementen zu erstellen und
  • diese von anderen Benutzern ebenfalls kommentieren und dadurch Abstimmungs- und Freigabeprozesse durchzuführen,
  • den Abstimmungsprozess durchgängig und nachhaltig zu dokumentieren,
  • Dokumentationen (Organisations-, Prozesshandbücher, Systemdokumentationen, etc.) klassisch auf Papier oder online, z.B. im Intranet bereitzustellen und
  • diese Dokumentation auch künftig aktualisiert am Leben zu erhalten, indem die Benutzer Kommentare und Anforderungen zu Änderungen direkt, einfach und komfortabel in der Weboberfläche des ARCWAY Collaboration AddOns hinterlegen.

Der Ansatz des ARCWAY Collaboration AddOns, lebende und stets an den realen Bedürfnissen orientierte Dokumentationen bereitzustellen, ist in dieser Form neu- und einzigartig. Innerhalb kürzester Zeit generieren Sie durch den Einsatz von ARCWAY Cockpit Co-Pilot folgenden Nutzen:

  • Verkürzte und effektivere Abstimmungsprozesse für z.B. das Anforderungsmanagement.
  • Verringerte Kommunikations- und Koordinierungsaufwände und damit verbunden geringere Abstimmungskosten.
  • Aktuelle und lebende Dokumentationen von Organisationen, Prozessen und Systemen für alle Mitarbeiter einer Organisation.

In unserem nächsten Artikel zum ARCWAY Collaboration AddOn führen wir Sie in die praktische Anwendung ein und zeigen Ihnen exemplarisch, wie ein Abstimmungsprozess mit dem ARCWAY Cockpit Co-Pilot aussehen kann.

ARCWAY Cockpit Collaboration AddOn "Co-Pilot"

ARCWAY Cockpit Collaboration AddOn „Co-Pilot“

Reinschauen lohnt sich!

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  1. Arbeiten mit dem ARCWAY Cockpit Collaboration AddOn | ARCWAY AG - 28.05.2013

    […] unserem ersten Artikel zum neuen ARCWAY Cockpit Collaboration AddOn “Co-Pilot” haben wir typische Schwächen von Abstimmungsprozessen den Vorteilen des Einsatzes von ARCWAY […]

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